Agilité à l'échelle

Comment organiser votre PI Planning à distance ?

par Sébastien Bourguignon - Directeur, Sopra Steria Next | minutes de lecture

En 2020, SAFe (Scaled Agile Framework) représente pas moins de 35 % des méthodes agiles multi-équipes en entreprise, soit cinq points de plus qu’en 2019. Pilier central de ce framework, le PI Planning (Program Increment) consiste à rassembler "physiquement" tous les deux mois environ une centaine de collaborateurs en vue de faciliter la synchronisation de l’Agile Release Train (ART). Toutefois, la crise sanitaire a imposé de repenser cette organisation à distance en adoptant certaines bonnes pratiques.

Comment conserver les vertus du PI Planning en l’animant à distance et en étant tous à la maison ? Comment maintenir le même degré d’implication tout au long de ces deux jours intenses de travail ? Deux questions auxquelles il est indispensable de répondre tant les enjeux liés au PI Planning s’avèrent stratégiques : l’agilité requiert, notamment dans le cadre d’un train SAFe, de conserver le cadencement et de maintenir le rythme de livraison de valeur. Heureusement, il existe un ensemble de bonnes pratiques, dont certaines issues des PI Plannings physiques, pour vous aider à l’organiser efficacement à distance.

 

Conseil n°1 : anticipez l’adaptation consécutive au changement et optimisez votre temps 

Le temps présentiel ne correspond pas nécessairement au temps "distanciel". Ainsi, organiser un remote PI Planning sur deux jours pleins comme il est recommandé de le faire habituellement s’avère particulièrement compliqué et énergivore. À distance, difficile en effet de maintenir un niveau égal de concentration et d’implication chez les participants. Aussi, si vous en avez la possibilité, réduisez la taille de l’incrément à une journée, voire un jour et demi maximum. La première demi-journée, souvent consacrée au bilan du dernier incrément et au partage de la vision du prochain incrément, peut être remplacée par un partage par mail en amont de l’événement et une prise de connaissance par l’ensemble des collaborateurs avant le jour J.



Conseil n°2 : dédiez le temps de PI Planning à la synchronisation et à l’intelligence collective 

Si la gestion de différents temps – asynchrone et synchrone – s’avère déjà difficile en présentiel, à distance, elle prend une dimension encore plus complexe. C’est pourquoi il est essentiel de préparer la succession de ces temps en amont, en prenant notamment soin de bien répartir les participants par équipes et en mettant en place les outils qui vont leur permettre de collaborer. En planifiant ainsi finement l’ensemble des activités par anticipation, vous pouvez réserver un maximum de temps à la synchronisation et à l’intelligence collective pendant la tenue du PI Planning. Pour vous accompagner, vous pouvez vous appuyer sur des outils dédiés à l’organisation de réunions tels que Klaxoon et de visioconférence comme Zoom, Teams ou Hangouts.

La préparation est la clé de voûte de la réussite de tout PI Planning, que ce soit en présentiel ou à distance. Mais dans le second cas, si elle n’est pas effectuée minutieusement, l’échec sera quasi inévitable. 

 

Conseil n°3 : prédécoupez les features et préqualifiez les dépendances 

Cette étape est véritablement clé dans un PI Planning. À distance, la principale difficulté consiste dans l’incapacité à discuter en direct à tout moment avec ses équipes. Le product manager doit donc leur présenter en amont les features sur lesquelles elles vont intervenir afin qu’elles puissent effectuer un premier découpage en user stories avant le PI Planning et identifier les potentielles dépendances avec d’autres équipes. Dépendances qu’il sera ensuite possible d’affiner pendant l’événement.

 

Conseil n°4 : testez vos outils en conditions réelles 

Droits d’accès, qualité de la connexion, fonctionnalités disponibles, etc. Testez vos outils dans des conditions les plus proches du réel afin de vous assurer un fonctionnement fluide le jour J. Vous pouvez par exemple envoyer une checklist des outils à vérifier aux participants. Si besoin, organisez des sessions de formation en amont pour présenter les solutions aux participants et les former à leur usage. De plus, pensez à prévoir des outils de backup en cas de dysfonctionnement !

Enfin, vous pouvez en profiter pour former le Release Train Engineer (RTE) et les Scrum Masters aux principes d’animation online pour qu’ils soient de vrais relais lors du PI. Il est également important de diffuser un guide de bonnes pratiques à l’ensemble des participants avant l’événement, afin que chacun ait en tête les comportements à adopter dans le cadre d’une collaboration à distance.


Conseil n°5 : accordez-vous sur les résultats attendus a minima en sortie de PI Planning 

Quels sont les éléments dont vous aurez besoin en sortie du PI Planning pour pouvoir gérer à distance le bon déroulement de l’incrément ? La question peut sembler évidente, la réponse l’est souvent moins. Prenez donc le temps de fixer des objectifs précis et concrets. Vous augmenterez ainsi vos chances de les atteindre.

Pour optimiser l’efficacité de vos équipes, vous pouvez leur envoyer avant l’événement le contenu de l’ensemble des contenus descendants pour qu’elles s’en imprègnent et soient "prêtes" dès le lancement du PI Planning. Vous pourrez alors pleinement vous concentrer sur les interactions.  De même, vous pouvez annoncer en amont à chaque participant ce que vous attendez de lui.

Le PI Planning recouvre des enjeux véritablement majeurs dans la stratégie d’une entreprise. Sa réussite conditionne ainsi les résultats des deux mois à venir. C’est pourquoi, même à distance, vous devez porter une attention particulière à son organisation. Ainsi, le budget consacré à votre PI Planning en présentiel doit être reporté sur l’accompagnement et la formation du RTE et des organisateurs pour en faciliter et en garantir le succès. Vous aurez alors la capacité à anticiper les changements inhérents à ce nouveau format distanciel pour être prêt le jour J. De même, cet accompagnement favorise également l’animation efficace de l’évènement, et s’avère indispensable pour vous transmettre les bonnes pratiques en matière de collaboration et de communication. 

 

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Comment animer votre PI Planning à distance ?

À l’image de l’organisation, qu’il est nécessaire de préparer minutieusement, l’animation d’un PI Planning pouvant intégrer une centaine de personnes distantes et "à la maison" requiert des ajustements par rapport à une collaboration en présentiel. Notre expert partage son éclairage.

 

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