Si la crise sanitaire a poussé les entreprises à bouleverser leur organisation, le travail à distance tend à devenir un modèle pérenne. En ce sens, les entreprises doivent d’ores et déjà anticiper leurs prochains remote PI Plannings. Si une telle organisation à distance nécessite quelques prérequis, il en est de même de la communication tout au long de l’événement. Objectif : maintenir un engagement constant et favoriser une collaboration aussi efficace qu’en présentiel.
À l’image de l’organisation, qu’il est nécessaire de préparer minutieusement, l’animation d’un PI Planning pouvant intégrer une centaine de personnes distantes et "à la maison" requiert des ajustements par rapport à une collaboration en présentiel.
Conseils n°1 : rappelez les bonnes pratiques de la collaboration à distance
Pour compléter le guide du travail à distance que vous aurez pris soin de partager en amont de l’évènement, chaque Scrum Master peut également préparer une liste de bonnes pratiques de collaboration à adopter avec sa propre équipe. Un élément indispensable à la tenue d’un remote PI Planning. Puis, l’ensemble de ces bonnes pratiques sont homogénéisées et partagées lors du "scrum des scrum".
Parmi ces bonnes pratiques pour une collaboration optimale : être discipliné et intervenir uniquement lorsque nécessaire via le bon canal de communication, mettre à jour aussi souvent que possible les artefacts, comment rendre la session plus ludique et constructive, etc. Une session de sensibilisation peut également être organisée en amont pour s’assurer que ces prérequis sont bien diffusés chez les participants.
Conseil n°2 : recréez l’ambiance et l’accessibilité d’une salle de PI Planning
Attention, il ne s’agit en aucun cas de reproduire le brouhaha ambiant habituel des grandes salles de PI Planning. Au contraire, une organisation à distance a pour avantage majeur d’éviter ce genre de nuisance sonore, souvent source de déconcentration. Mais il est essentiel de retrouver le côté collaboratif et l’accessibilité de l’ensemble des participants. Comment alors "passer de table en table" pour échanger sur les dépendances et se synchroniser avec les autres équipes en vue d’établir un plan cohérent lorsque l’on derrière un écran ?
S’il peut sembler difficile d’y parvenir à distance, de nombreux outils existent pour faciliter la communication intra et inter-équipe. Teams, Zoom, Meets Whereby… Si la liste n’est pas exhaustive, leur particularité est d’offrir l’opportunité de disposer d’un canal général pour les annonces et les points de synchronisation globaux, d’un canal par équipe pour organiser les sessions de travail et même d’autres canaux plus spécifiques dédiés aux Scrum Masters ou aux échanges entre Product Owner et Product Manager, à l’organisation de séances de coaching, de face à face… Le PI Planning est un moment très intéressant pour créer du lien et réseauter. Il est donc essentiel de recréer ces formats de discussion virtuelles de type « machine à café », plus favorables à des échanges informels tout aussi importants.
Enfin, n’oubliez pas de communiquer la liste de ces canaux à l’ensemble des participants pour qu’ils puissent "déambuler" en ligne comme ils passeraient de salle en salle lors d’un événement en présentiel.
Conseil n°3 : partagez vos travaux sous forme d’obeya digitale
Inutile de le rappeler : l’impact du "visuel" dans la méthode agile est une clé fondamentale de succès. C’est pourquoi vous devez conserver les apports du management visuel "tout à portée de vue" dans votre salle de PI Planning digitale. En ce sens, assurez-vous que les différents boards de chaque équipe, de l’incrément avec les dépendances, des scrums de scrums et autres soient en permanence à jour et partagés. Là aussi les outils existent pour faciliter cet affichage visuel parmi lesquels : Klaxoon, JIRA, piplanning.io, MIRO, PowerPoint…
L’intérêt majeur consiste à maintenir l’engagement à travers une transparence totale : rien qu’à la consultation de l’obeya digitale, une personne qui n’était en contact avec aucune des équipes est capable de connaître l’avancement du PI planning.
Conseil n°4 : n’oubliez pas de faire des pauses
Le PI Planning est un exercice long et énergivore. Les pauses ne sont pas en option, surtout à distance. L’agenda doit donc être conçu de façon à conserver la dynamique et le timing respecté. Vous pouvez ainsi prévoir des sessions de 30 minutes entrecoupées de 5 minutes de pause. De même, vous pouvez utiliser le début de chaque session pour faire la synthèse de la session précédente. Vous vous assurez ainsi que chaque équipe avance correctement et que vous aurez les outputs attendus en fin de session.
De même, découpez la rétrospective en deux temps. La première phase s’effectue par équipe et donc par canal. Les membres votent sur la confiance dans le prochain PI, l’atteinte des objectifs, réfléchissent aux axes d’amélioration… Dans la seconde, un porte-parole partage via un canal "global" aux autres équipes leurs notations et réflexions pour que toutes puissent s’aligner.
Conseil n°5 : gamifiez au maximum les sessions descendantes
Pas évident de maintenir l’attention de chacun tout au long d’une présentation. C’est là que l’approche proposée par la gamification est intéressante car elle permet de capter l’attention des participants et de les impliquer en continu. Il est simple d’envoyer via les outils en ligne des questions ou des quiz pour, d’une part, mobiliser les équipes et, d’autre part, vérifier leur bonne compréhension.
Une bonne pratique consiste à ouvrir le PI Planning par un Kahoot avec quatre ou cinq questions replaçant au centre les enjeux fonctionnels de l’incrément. L’idée est de vérifier si la communication transmise en amont du PI Planning a bien été comprise.
Force est de constater que la réussite d’un PI Planning de manière générale n’est jamais garantie. Le respect de ces pratiques permet de limiter les risques mais ne les élimine pas. Être accompagnés de plusieurs coachs pour préparer et animer les premières sessions peut s’avérer un moyen de maximiser les chances de succès dans le passage à la collaboration à distance. Les coachs devront bien entendu s’aligner au préalable dans l’organisation et l’animation du PI Planning.
Comment organiser votre PI Planning à distance ?
En 2020, SAFe (Scaled Agile Framework) représente pas moins de 35 % des méthodes agiles multi-équipes en entreprise, soit cinq points de plus qu’en 2019. Pilier central de ce framework, le PI planning doit être repensé inévitablement dans le contexte actuel. Comment conserver les vertus du PI Planning en l’animant à distance et en étant tous à la maison ? Comment maintenir le même degré d’implication tout au long de ces deux jours intenses de travail ?
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