Animer un atelier à distance

Comment organiser un atelier à distance au temps du Covid-19 ?

par Axelle Roesch - Manager conseil, Sopra Steria Next par Sébastien Bourguignon - Directeur, Sopra Steria Next par Antoine Lancesseur - Manager conseil, Sopra Steria Next | minutes de lecture
Dans le contexte actuel de distanciation sociale, l'organisation d'ateliers à distance est essentielle pour poursuivre les programmes mais aussi maintenir la cohésion des équipes. Le passage en mode "remote" suppose toutefois de retravailler entièrement l’organisation et l’animation d'un atelier.

Faut-il toujours organiser des ateliers dans le contexte actuel de confinement ? La réponse est définitivement "oui". Non seulement un grand nombre de programmes se maintient durant la crise, mais revenir à un mode de travail plus solitaire et “siloté” ferait peser de lourds risques sur la qualité et les délais des livrables. 

Pas de coût de déplacements ni de salle à réserver, une plus grande disponibilité des participants, une restitution facilitée des travaux... En temps normal, organiser un atelier à distance présente déjà un certain nombre d'intérêts. Avec la crise du Covid-19, la tenue de sessions de travail collectives permet, en plus, de maintenir le lien au sein des équipes. 

Pas question pour autant de se cantonner à copier-coller les pratiques d'un atelier physique. En distanciel, la concentration des participants est moins forte, l'essoufflement plus rapide, sans compter la perte de près de 80 % de la communication non verbale. 

Pour garder intact l'engagement des participants, l’ingénierie d’organisation et d’animation doit être entièrement retravaillée selon les quatre piliers d’un atelier que sont le cadrage, la préparation, l'animation et la restitution.

Cadrage : fixer les objectifs

Tout commence bien sûr par la phase de cadrage. Il s'agit de définir la finalité première de l'atelier et les objectifs fonctionnels et métiers visés. Que souhaite en obtenir le sponsor du projet ?

La réunion de cadrage est particulièrement importante pour l'organisation d'un premier atelier en "remote". Celui-ci aura valeur de test et il s'agit de rassurer les parties prenantes sur l’efficacité du mode remote. 

L'objectif d'un atelier porte bien sûr sur le '"delivery" mais il cache aussi derrière des enjeux d'animation et de cohésion d'équipe, particulièrement importants dans le contexte actuel. 

Préparation : donner du rythme à l'agenda

En passant en distanciel, la phase de préparation est plus que jamais essentielle. Elle conditionne en grande partie la réussite d'un atelier. Il s'agit non seulement de sécuriser l'agenda mais d'insuffler une dynamique nouvelle pour éviter les baisses de rythme.

Cet agenda doit être découpé en séquences courtes de travail, certaines en session plénière, d'autres en sous-groupes. Un atelier de co-design peut réunir jusqu’à  30 participants, un PI Planning, une centaine, et il convient, à côté, de favoriser des temps d’échange par équipe.

Il s'agit aussi d'alterner les temps synchrones – où tout le monde est connecté – et les périodes asynchrones. Impossible, en effet, de demander aux participants de rester connectés en continu pendant une demi-journée, et encore moins une journée entière. Pour les laisser souffler, l'agenda réservera une place à des activités guidées comme parcourir un document ou visionner une vidéo. Ces contenus seront ensuite discutés de retour en plénière.

Par ailleurs, il convient de mettre en place des salles virtuelles afin de susciter les échanges informels. Elles se substituent au déjeuner ou à la pause-café d'un atelier physique, des temps "off" propices au networking.

En termes d'outillage, il est préconisé de retenir au moins deux ou trois solutions dont une pour la visioconférence, une autre pour la gestion d'atelier à distance et le management visuel. Ce management visuel est particulièrement essentiel puisqu'il guidera, durant tout l'atelier, les participants sur l'état d'avancement des travaux.

Pour s'assurer du bon fonctionnement des outils retenus, on les testera encore et encore en amont de l'atelier tout en prévoyant des solutions de back-up. Il en va de même pour le volet matériel (caméra, micro, connexion).

Animation : embarquer tous les participants

Les participants ne sont pas tous rodés à la pratique de la collaboration à distance. Partager un guide des bonnes pratiques, qui rappellera par exemple quand prendre la main ou se mettre en "mute", permet de mettre tout le monde à niveau.

Généralement, un collectif s'auto-discipline et un animateur n'a pas besoin de faire de rappel à l'ordre. Il peut être en revanche confronté à un problème de ponctualité des participants. A la différence d'un atelier physique, il ne peut aller chercher les retardataires.

Le défi principal pour l'animateur consiste à distribuer la parole à une population qui n'a pas forcément l'habitude d'un atelier en remote. Travailler en plus petits groupes permet d'éviter les "passagers clandestins" ou que les personnes réservées soient en retrait. En distanciel, il est aussi conseillé d'augmenter le nombre d'animateurs afin d'en avoir un par sous-groupe.

L'objectif principal est de pouvoir embarquer tout le monde. En remote, il manque le contact visuel. Il est difficile pour un animateur de voir à partir d'une vignette vidéo sur son écran qui est en retrait, qui semble dubitatif. Dans ce cadre, la gamification est un levier essentiel pour maintenir l'engagement des participants, grâce à des quizz ou des défis de type carte au trésor. 

Le feedback doit être possible durant tout l'atelier. Il ne s'agit pas d'attendre la fin de journée pour remonter les doléances et les interrogations. Par un chat ou un système de vote, les participants doivent pouvoir interpeller les animateurs. 

L'organisation de l'atelier donnera lieu aussi à une évaluation à chaud en posant la fameuse question : "Considérez-vous le temps passé comme productif, neutre ou perdu ?" Au-delà de la notation, les participants pourront laisser des commentaires. Un peu plus tard, à froid, un sondage rapide reviendra sur les différents thèmes abordés durant l'atelier. 

Restitution : capitaliser sur le contenu des travaux

La restitution des travaux en séance se fait à plusieurs niveaux. Il y a d'abord la capture du board visuel commenté et expliqué et des contenus plus travaillés. Le format digital rend plus facile le travail de restitution. Enfin, il convient de se projeter sur les étapes suivantes du programme en lançant les thématiques du prochain atelier.

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