Le retour d’expérience de Christophe AUDIBERT, Responsable de domaine IT chez Arquus, publié dans le magazine de l’USF n°63, à l’occasion de la convention USF 2024.
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« L'objectif était de reprendre la main sur l'ensemble de nos applicatifs, il nous fallait notre propre système d'information, répondant aux exigences de sécurité de l'industrie de la défense »,
explique Christophe Audibert, Responsable de domaine IT chez Arquus. Le projet a été initié début février 2024 et la solution sera totalement opérationnelle mi-2026.
Arquus se fait accompagner dans cette transformation par Sopra Steria qui est d'abord intervenue pour aider au choix de l'ERP le mieux adapté aux besoins d'Arquus.
À l'issue de cette analyse, Arquus a retenu SAP S/4HANA.
« L'un des critères déterminant a été la couverture fonctionnelle standard, nous voulions éviter au maximum le spécifique et le limiter à 5 %, SAP S/4HANA satisfait ce critère »,
précise le responsable de domaine IT. Sopra Steria a également la charge de l'intégration du programme, et intervient dans la conduite du changement.
Une implication constante des métiers
Arquus a privilégié le passage à la solution SAP S/4HANA avec une approche Greenfield, pour moderniser son système et ses pratiques. « Nous avons redéfini l'ensemble de nos processus en nous basant sur
le standard de SAP S/4HANA et en nous appuyant sur la solution Signavio », ajoute Christophe Audibert.
Une telle transformation est évidemment complexe. « Il ne s'agit pas seulement d'un projet technique et il est impossible d'implémenter un ERP sans les métiers », estime Christophe Audibert.
Trois directeurs de projets Arquus sont donc à la tête de ce projet : pour les métiers, l'IT et la conduite du changement. Au total, huit domaines fonctionnels sont couverts, chacun étant géré par un chef
de projet métier et des Business Process Owners attitrés, soutenus par les consultants de Sopra Steria.
Conduite du changement, un incontournable
Christophe Audibert met en exergue plusieurs facteurs clés de succès. D'abord, la conduite du changement, fondamentale, vis-à-vis des 1 500 collaborateurs Arquus. « Cela ne sert à rien d'implémenter une
nouvelle solution si personne ne se l'approprie et ne l'utilise », précise-t-il. D'où des efforts en matière de communication pour maintenir les parties prenantes impliquées en permanence. Afin de s'assurer
d'un parfait alignement des différents chefs de projet métier, « chaque étape du projet fait l'objet d'un lancement et d'une communication spécifique, avec des messages clairs sur les objectifs, les rôles
et les responsabilités de chacun ».
La communication externe au projet ne doit pas non plus être négligée, Arquus a ainsi organisé des réunions mensuelles avec les directions métier, « notamment pour expliquer ce que fait la DSI pour
les utilisateurs et donner un point d'avancement régulier sur le projet ». L'un des éléments du retour sur investissement, outre la simplification du SI, et la mutualisation des processus pour l'ensemble des sites
Arquus, est l'amélioration de l'expérience des utilisateurs, qui voient l'abandon d'un système peu ergonomique comme un avantage majeur.
Ensuite, il convient d'être rigoureux dans la gestion du projet, surtout lorsqu'il touche tous les métiers et tous les processus comme c'est le cas chez Arquus. « Cette rigueur doit s'accompagner de transparence, à la
fois en interne et avec l'intégrateur, il ne faut jamais dissimuler les difficultés que les parties prenantes peuvent rencontrer », ajoute Christophe Audibert. Aussi, la disponibilité des ressources est un élément
essentiel, il faut s'assurer de leur disponibilité au bon moment, en interne mais aussi en externe. L'un des principaux avantages de faire appel à un intégrateur, comme Sopra Steria, est précisément de bénéficier
de son expertise pour surmonter les pénuries de compétences, un problème récurrent dans les projets SAP.
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Source: USF Magazine